Datenschutzerklärung
Stand: 13.09.2026
1. Verantwortlicher
Ingenieurbüro für Arbeitssicherheit Jacob GmbH
Lindenallee 2
04509 Delitzsch
Vertreten durch den Geschäftsführer Ronny Jacob.
Handelsregister: HRB 26423, Amtsgericht Leipzig.
Telefon: 034202 / 309532
E-Mail: info@unterweisung-easy.de
2. Was diese Plattform ist – und wer wofür verantwortlich ist
Unterweisung-easy ist eine Plattform, über die Beschäftigte Online-Unterweisungen im Arbeitsschutz durchführen. Das Ergebnis wird als Nachweis nach § 12 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und DGUV Vorschrift 1 gespeichert und dem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. Dabei gibt es zwei Konstellationen:
Sie sind Beschäftigte einer Kundenfirma (Regelfall): Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist dann Ihr Arbeitgeber. Das Ingenieurbüro für Arbeitssicherheit Jacob GmbH verarbeitet Ihre Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag und nach Weisung Ihres Arbeitgebers (Art. 28 DSGVO). Ihre Betroffenenrechte (Abschnitt 7) machen Sie in diesem Fall in der Regel gegenüber Ihrem Arbeitgeber geltend; wir unterstützen ihn dabei.
Sie haben sich selbst mit einem Zugangscode registriert (ohne Betreuungsvertrag Ihres Arbeitgebers): Dann ist das Ingenieurbüro für Arbeitssicherheit Jacob GmbH Verantwortlicher und Ihr direkter Ansprechpartner.
3. Welche Daten wir verarbeiten, wozu und auf welcher Grundlage
| Anlass | Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Konto / Anmeldung | E-Mail-Adresse, Passwort (nur verschlüsselt/gehasht gespeichert) | Zugang zur Plattform | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Auftragsverarbeitung für den Arbeitgeber |
| Durchführung der Unterweisung | angesehene Folien, Verweil-/Lesezeit, Testergebnis, Anzahl der Versuche | Nachweis der ordnungsgemäßen Unterweisung | gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers (§ 12 ArbSchG), Art. 6 Abs. 1 lit. c/f DSGVO bzw. Auftragsverarbeitung |
| Zertifikat | Vor- und Nachname (von Ihnen eingegeben, danach fest hinterlegt), Teilnahmedatum | Ausstellung des Nachweises | wie Durchführung |
| Rückfragen (Feld „Fragen") | Ihr Text, ggf. Ihre E-Mail-Adresse | Beantwortung Ihrer Frage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Zertifikatsversand an den Arbeitgeber | das erzeugte Zertifikat (PDF) an die vom Arbeitgeber hinterlegte Adresse | Nachweisführung des Arbeitgebers | Art. 6 Abs. 1 lit. c/f DSGVO bzw. Auftragsverarbeitung |
| Server-Protokolle | IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser/Betriebssystem | sicherer, störungsfreier Betrieb, Fehlersuche | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
Wir verarbeiten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) und führen kein Nutzer-Tracking und keine Profilbildung durch.
4. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Hosting und E-Mail-Versand: STRATO GmbH (Server in Deutschland). Dort werden alle Daten gespeichert und die E-Mails der Plattform versendet (Zertifikate, Rückfragen an die Fachkraft für Arbeitssicherheit, Passwort-Zurücksetzung). Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
KI-gestützte Erstellung von Testfragen (nur intern durch uns genutzt): Zur Erstellung von Testfragen aus Schulungsinhalten setzen wir einen KI-Dienst (Anthropic) ein. Dabei werden ausschließlich Schulungsinhalte übermittelt – keine Teilnehmerdaten (keine Namen, E-Mail-Adressen oder Ergebnisse).
Ihr Arbeitgeber erhält Ihren Unterweisungsnachweis (siehe Abschnitt 2 und 3).
Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder an sonstige Dritte findet nicht statt.
5. Speicherdauer und Löschung
Ihre Daten werden gespeichert, solange dies für den Unterweisungsnachweis erforderlich ist. Die konkrete Aufbewahrungsdauer richtet sich bei Beschäftigten einer Kundenfirma nach den Vorgaben Ihres Arbeitgebers bzw. nach den gesetzlichen Nachweispflichten. Danach werden die Daten gelöscht. Server-Protokolle werden nach kurzer Frist automatisch gelöscht (derzeit 14 Tage). Auskunft und vollständige Löschung sind technisch umgesetzt.
6. Datensicherheit
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS, HSTS). Passwörter werden ausschließlich als kryptographischer Hash gespeichert. Der Zugriff der Verwaltungskonten ist auf die jeweils eigene Firma beschränkt und wird protokolliert. Es werden keine externen Inhalte-Netzwerke (CDN) und nur technisch notwendige Sitzungs-Cookies eingesetzt.
7. Ihre Rechte
Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung zu widerrufen. Sind Sie Beschäftigte einer Kundenfirma, richten Sie diese Rechte in der Regel an Ihren Arbeitgeber als Verantwortlichen; wir setzen seine Weisung um.
Zusätzlich steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Für unseren Sitz in Sachsen ist dies die oder der Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte. Eine Liste der Aufsichtsbehörden mit Kontaktdaten finden Sie unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.
8. Cookies
Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Sitzungs-Cookies, die für die Anmeldung und den Ablauf der Unterweisung erforderlich sind. Es findet kein Tracking und keine Analyse statt; ein Einwilligungsbanner ist dafür nicht erforderlich.
9. Selbstregistrierung mit Zugangscode
Wenn Sie sich mit einem Zugangscode selbst registrieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort zur Kontoerstellung; die Bestätigung dieser Datenschutzerklärung ist dabei Voraussetzung. Verantwortlicher ist in diesem Fall das Ingenieurbüro für Arbeitssicherheit Jacob GmbH (Abschnitt 1).
10. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.